Gestione del tempo. L’illusione delle 24 ore 

Se hai letto libri o hai frequentato corsi sulla gestione del tempo, forse anche tu, titolare di un’azienda di serramenti o di uno showroom di porte e finestre, hai provato sulla tua pelle una cosa fondamentale che, ancora oggi, molti imprenditori ignorano: il tempo non si può gestire! Attenzione: non sto dicendo che non possiamo fare un uso migliore del nostro tempo. Ma, per farlo davvero, dobbiamo guardare le cose da un punto di vista diverso rispetto al solito. La mia promessa è farlo in questo articolo, dove condividerò con te una singola azione fondamentale per riscrivere le regole del tempo in azienda.

Il tempo non si può gestire. L’imprenditore, sì

Il tempo non può essere gestito perché è una risorsa democratica: è uguale per tutti e ciascuno di noi ha le stesse 24 ore che crede di poter controllare. Tra l’altro capita spesso che un imprenditore cerchi di apprendere le tecniche di gestione del tempo, per poi scontrarsi con il fatto che ognuno di noi è diverso e non esiste una singola tecnica che funziona per tutti. Ecco perché il vero punto di svolta non è il tempo, ma imparare a gestire meglio noi stessi. E per farlo, prima ancora di buttarci sulle tecniche, dobbiamo lavorare sul nostro mindset, vale a dire sulla nostra mentalità. Il primo passo è infatti cambiare punto di vista e considerare idee nuove che, anche se a prima vista sembrano controintuitive, sono estremamente pratiche e ci portano risultati concreti e misurabili in azienda

Il tempo libero non esiste (specialmente per l’imprenditore)

Non è difficile farci caso: come imprenditore, non hai (e non avrai mai) tempo libero. E, paradossalmente, questo è un bene. Di base, in azienda il tempo libero va occupato. E puoi farlo in due modi: con le cose che ti piace fare oppure, purtroppo, con altro. Tutto ciò è ancora più vero quando ti prendi del tempo libero per staccare dall’azienda, perché hai due strade davanti: tempo di qualità (che ti ricarica e ti dà energia) oppure tempo scadente (che, invece di ricaricarti, ti scarica e consuma le tue energie). In questi anni di consulenza, ho visto coi miei occhi tanti imprenditori passare dall’essere titolari-prigionieri di un’azienda dove nessuna attività si fa senza di loro, al diventare finalmente leader capaci di delegare e di liberare tempo per la crescita aziendale e per stare di più con i figli e la famiglia. E se magari non ti è ancora chiaro come indirizzare oggi il tuo tempo libero di domani, il prossimo passaggio sarà fondamentale. 

Gli obiettivi: lo strumento per indirizzare oggi il tuo tempo libero di domani

Ecco che ci avviciniamo finalmente al punto della questione: gli obiettivi. 

Quando in azienda fai qualcosa che ami, il tempo ti sembra volare. Quando invece fai qualcosa controvoglia, o che non ti piace, il tempo sembra non passare mai. Ecco perché è fondamentale lavorare sui tuoi obiettivi. Gli imprenditori di successo, infatti: sanno che cosa vogliono, sanno perché lo vogliono e sanno che cosa fare per ottenerlo. Anche perché, se non abbiamo obiettivi, sarà la vita a controllarci. Nel caso delle nostre aziende, ci penserà il mercato. Il vero cambio di paradigma è quindi partire dall’obiettivo che vuoi raggiungere – e non dal tempo che vuoi gestire. 

Che cos’è un obiettivo e come si usa in azienda

Entriamo di più nel pratico: un obiettivo è un’immagine chiara nella tua mente, la descrizione precisa di una scena che ancora non esiste, ma che tu vorresti realizzare. Non è una sensazione, ma qualcosa di visualizzabile. Se non riesci a visualizzare un obiettivo, non puoi raggiungerlo. Ti faccio un esempio molto semplice: fare 200.000€ di utile aziendali entro Dicembre 2024. (Teniamolo qui per ora, perché ritorneremo su questo obiettivo). Inoltre, quando ti dai un obiettivo, è anche importante accompagnarlo allo scopo e alle azioni: l’obiettivo è ciò che vuoi raggiungere, lo scopo è ciò che ti motiva a raggiungerlo e le azioni sono ciò che è necessario fare per raggiungerlo. A questo punto, ti consiglio di prendere carta e penna e chiederti: qual è il tuo obiettivo aziendale per il 2024? Perché vuoi raggiungerlo (scopo)? Che cosa devi fare per raggiungerlo (azioni)? Scrivere gli obiettivi è un’operazione tanto semplice quanto potente che ti aiuta a fare chiarezza e aumentare la motivazione e la produttività. Una delle cose più utili del lavoro con gli obiettivi è che puoi farlo non solo con ciò che vuoi raggiungere nel 2024, ma anche con ogni singola attività che svolgi in azienda.

Gestione del tempo per gli obiettivi in azienda e nella vita

In questi anni, ho visto troppo spesso imprenditori titolari di aziende di serramenti e showroom di porte e finestre letteralmente “inghiottiti” e “schiacciati” dall’azienda. Prigionieri dell’operatività anche per 14-16 ore al giorno e con pochissimo tempo per la famiglia e per la vita. Ecco perché consiglio di fare periodicamente l’esercizio della ruota della vita. Disegna un cerchio con 10 raggi e assegna a ogni raggio un punteggio da 1 a 10: 

1. Fisico/Salute/Vitalità
2. Emozioni
3. Ambiente/Beni materiali
4. Crescita personale
5. Svago
6. Famiglia
7. Vita sociale
8. Lavoro/Carriera
9. Finanze/Risparmi/Investimento
10. Spirito/Missione personale/Contributo al mondo 

Prenditi qualche minuto per fare questo esercizio, anche se può sembrarti un po’ motivazionale: è molto importante per capire se – e quanto – siamo sbilanciati in alcune aree. Dopo che l’hai fatto, puoi già immaginare il passo successivo: fissa un obiettivo per raggiungere l’equilibrio o per dedicarti all’area che ritieni più carente. Per me non è la motivazione a generare risultati, ma sono i risultati a generare motivazione. Se lavori 14-16 ore al giorno da sempre e non hai un piano per gestire te stesso e far crescere la tua azienda, abbiamo un problema. 

I tuoi obiettivi per crescere in azienda e liberarti dall’operatività nella gestione del tempo

Ora che sappiamo come fissare un obiettivo in azienda e come equilibrare la nostra vita, voglio riprendere con te l’obiettivo di esempio e mostrarti qualcosa che ti sarà estremamente utile. L’obiettivo è fare 200.000€ di utile aziendali entro dicembre 2024. Ora la domanda è: come facciamo a convertire questo obiettivo annuale in azioni quotidiane da fare azienda? Nel mio lavoro ho elaborato un modello che mette insieme obiettivi, numeri, vendita, marketing e premi per i collaboratori in un comodo Foglio Excel. Lascia che ti mostri un’anteprima con delle schermate contenenti dei dati a titolo indicativo. 

Obiettivo numeri 

Dal punto di vista dei numeri, basta avere questi dati: 

• Utile* annuale prefissato
  *Per comodità il foglio indicherà il Margine Operativo Lordo (MOL o Ebitda) semplicemente perché l’utile è funzione di ammortamenti, interessi e imposte (che variano di azienda in azienda) 
• Costi fissi mensili 
• Marginalità media % sul singolo lavoro 
• Ricavo medio per singolo lavoro 
• Fatturato anno precedente 
• N° lavori anno precedente 

Una volta inseriti, il Foglio Excel calcola in automatico: 

• Fatturato target, ovvero quanto fatturare per avere 200.000€ di Margine Operativo Lordo 
• Variazione del fatturato rispetto all’anno precedente 
• Numeri di lavori target, ovvero quanti lavori vanno chiusi per raggiungere il fatturato e gli utili desiderati 

Ovviamente, non ci fermiamo qui. Per fare utile, dobbiamo vendere. E così i numeri ci portano alle vendite. 

Obiettivo vendite 

Sul Foglio del piano vendite abbiamo già il numero di lavori target appena ricavato. Ci basta aggiungere la percentuale di chiusura delle trattative e il numero dei venditori nella nostra azienda. 

Il Foglio ci restituisce, sia su base mensile che settimanale: 

• N° contratti da firmare 
• N° trattative da gestire 
• Obiettivo contratti per venditore 
• N° di trattative per venditore 

E poiché per vendere abbiamo bisogno di trattative – e per fare le trattative, abbiamo bisogno di contatti – è qui che entra in gioco il Marketing.

Obiettivo Marketing 

Per il nostro Piano Marketing, ci basta inserire i seguenti dati: 

• Costo di agenzia, ovvero il pagamento mensile per chi si occupa del marketing 
• Costo per lead, ovvero quanto costa acquisire 1 contatto
• Percentuale di conversione dei contatti che diventano trattative reali 
• Mesi di maturazione della vendita, ovvero quanto tempo passa dall’inizio della trattativa alla chiusura del contratto 

In questo modo, otteniamo una tabella annuale che ci dà margine, flusso di cassa mensile e flusso di cassa progressivo. 

Il bello è che non finisce qui: una volta che numeri, vendite e marketing girano, l’ultimo passo è avere obiettivi per i collaboratori da premiare al raggiungimento dell’utile prefissato. 

Obiettivo Collaboratori 

Quest’ultimo passaggio ci consente di calcolare con precisione le provvigioni e i premi produttività per i nostri collaboratori. Ci basta inserire: 

• Percentuale di fatturato generato dalla rete vendita 
• Percentuale di provvigioni alla rete vendita 
• Percentuale di premi produttività 

Otteniamo come risultato: 

• Valore provvigioni di vendita
• Valore premi produttività 
• Costi per raggiungimento obiettivo 
• Utile lordo e utile netto obiettivo 

Come vedi, fare 200.000€ di utile a fine dicembre 2024 può sembrare un obiettivo complesso da convertire in azioni quotidiane. Ma con questo semplice Foglio Excel, non solo le azioni da fare sono chiare ma puoi dare premi ai tuoi collaboratori numeri alla mano, senza impattare sui costi aziendali. Quanto può migliorare la gestione di te e della tua azienda con questo Foglio insieme a tutte le strategie che hai appena appreso? 

La singola azione per riscrivere le regole di gestione del tempo in azienda 

È, quindi, chiaro che la singola azione per riscrivere le regole del tempo in azienda è partire dall’obiettivo che vuoi raggiungere. Perciò: 

• il tempo non si può “gestire”. Ma tu, imprenditore, puoi gestirti 
• il “tempo libero” non esiste – specialmente in azienda – e va occupato con attività che generano tempo di qualità (e non tempo scadente) 
• se non hai obiettivi personali e in azienda, saranno la vita e il mercato a controllarti 
• l’obiettivo è un’immagine chiara di ciò che vuoi raggiungere 
• lo scopo è ciò che ti motiva a raggiungere l’obiettivo 
• le azioni sono ciò che è necessario fare per raggiungere il tuo obiettivo 

Con queste basi, il lavoro da fare è: definire il tuo obiettivo aziendale per il 2024, definire lo scopo e le azioni per il tuo obiettivo, trasformare in obiettivi le tue attività in agenda e, infine, diventare un imprenditore equilibrato e avere obiettivi in tutti i raggi della ruota della vita. E se vuoi ottenere ancora di più, puoi prendere spunto dal mio Foglio Excel per trasformare il tuo obiettivo in azioni quotidiane avendo il pieno controllo su numeri, vendite, marketing e premi per i collaboratori. Infine, voglio darti un ultimo spunto: noi siamo appagati quando riusciamo a trascorrere la nostra vita facendo le cose che crediamo più importanti per noi… e quando sappiamo dare al senso d’urgenza il posto e il valore che merita. Te lo dico senza giri di parole: non ha senso avere un’azienda per morirci dentro, perché l’azienda è il mezzo e non il fine. E il fine, semplicemente, è il tuo benessere.