Il Controllo di Gestione per uno showroom

Controllo di Gestione: in queste 3 parole ci sono croce e delizia di tanti showroom di porte e finestre e aziende di serramenti. Possono sembrare parole “tecniche” o “difficili”, ma nella mia esperienza di consulente il controllo di gestione è qualcosa che qualunque titolare di showroom o artigiano può – e deve – avere a portata di mano.

Di base, si tratta di misurare tutto quello che accade nel tuo showroom (dal primo contatto al post vendita) con l’obiettivo di massimizzare i tuoi sforzi e scoprire che cosa funziona e ti fa guadagnare – e che cosa invece non funziona.

È qualcosa di molto importante: se non fai il controllo di gestione, continuerai a “navigare a vista” e a non sapere che cosa sta succedendo nel tuo showroom – e soprattutto rischierai l’ennesimo blocco “domani”, quando arriverà l’ultima novità sugli incentivi.

Ma anche se è la tua prima volta, in questo articolo ti mostro 5 semplici passi per effettuare il controllo di gestione. 

Prima, però, smontiamo le scuse e le incertezze che tanti colleghi hanno sul tema.

Le 3 scuse più comuni per non fare il Controllo di Gestione per uno showroom di porte e finestre

Anche se tanti colleghi sanno quanto è importante, in realtà il controllo di gestione non è poi così diffuso nelle aziende di serramenti e negli showroom di porte e finestre.

Non lo è per tanti motivi – e quelli che stai per leggere sono i 3 motivi più comuni (che mi permetto di definire “scuse”) per cui ci si rifiuta di farlo, dovuti spesso ad un errore di prospettiva. Ecco a te.

Scusa #1: il Controllo di Gestione non mi interessa!

Può sembrare strano, ma ci sono ancora titolari di showroom che credono che il controllo di gestione non sia di loro interesse o pertinenza. Ma come hai appena letto, è impossibile che azioni come “misurare ciò che accade nel tuo showroom” e “scoprire che cosa ti fa guadagnare” NON ti interessano. Molto spesso è solo un errore di prospettiva, perché magari si pensa al controllo di gestione come a qualcosa di “complesso” e “tecnico”, che deve essere fatto dagli esperti. Ti mostrerò che non è così.

Vediamo quindi la seconda scusa.

Scusa #2: il Controllo di Gestione lo deve fare il commercialista!

In effetti, anche io sono completamente d’accordo a metà con questa scusa. Completamente d’accordo perché sì, è vero che il commercialista, in un mondo ideale, dovrebbe occuparsi del tuo controllo di gestione. A metà perché (come vedrai nei 5 semplici passi più avanti) nessun commercialista può conoscere il tuo showroom o la tua azienda quanto te, soprattutto se non si occupa solo di attività che operano in questo settore. E questo ci porta ad un altro punto: non solo devi conoscere la tua azienda, ma devi appunto misurare quello che accade – cosa impossibile se non esistono sistemi di lavoro e procedure nella tua azienda e le cose vengono fatte sempre un po’ “alla carlona”.

Perciò, va bene il commercialista… ma anche tu devi fare la tua parte.

Scusa #3: non ho tempo per fare il Controllo di Gestione!

Non ho tempo è forse la scusa delle scuse, la più usata anche in altri contesti. E purtroppo, senza voler essere duri, la realtà dei fatti è che fintanto che ci sono soldi sul conto corrente, tutti dicono di non avere tempo – ma quando le cose si mettono male, si è costretti a trovare il tempo per correre ai ripari. La storia insegna: già negli anni scorsi (senza gli incentivi), tante aziende sono saltate perché non avevano tempo per il controllo di gestione.

Come fare il Controllo di Gestione nel tuo showroom di porte e finestre in 5 semplici passi

La prima cosa da sapere è che il Controllo di Gestione funziona SE diventa parte del processo. Se le attività nel tuo showroom vengono fatte “alla carlona”, senza una logica o senza regole e procedure perché si è sempre fatto così, il Controllo di Gestione non sarà mai la bacchetta magica che mette a posto tutto. Al contrario, per farlo funziona ti devi abituare a fare le cose in azienda in modo che possano essere misurate. Perché se misuri prima, dopo puoi “interpretare i numeri” con il Controllo di Gestione. Di questo ti darò subito un esempio nel primo dei 5 passi, perciò mettiamoci all’opera.

1° Passo Controllo di Gestione Showroom: parti dall’Offerta

Partire dall’offerta significa che i tuoi preventivi devono già essere “pronti” per il controllo di gestione.

Che cosa significa? Ecco a te l’esempio di cui parlavo.

Ho creato un foglio Excel gratuito per creare i tuoi preventivi e misurare nel dettaglio ogni voce, che ti da in automatico margine, ricarico e utile potenziale per ogni lavoro.

Se fai i tuoi preventivi con questo foglio Excel, ti assicuro che noterai la differenza e capirai subito come costruire preventivi “pronti” per il controllo di gestione.

Puoi scaricarlo gratuitamente cliccando qui.

Andiamo quindi al secondo passo.

2° Passo Controllo di Gestione Showroom: tieni la Contabilità di Cantiere

Al preventivo che diventa ordine, deve corrispondere il consuntivo.

Dopo che hai fatto l’offerta con il foglio Excel, è importante tenere la contabilità di cantiere con il consuntivo a fine lavori. Di base, avendo come riferimento il foglio Excel puoi creare un altro foglio o avere comunque degli indicatori per verificare che “tutto torna”. Molto spesso, infatti, può capitare di guadagnare meno di quanto preventivato per il solito coprifilo che manca in cantiere – e che ti costringe ad aumentare le ore dedicate al singolo cantiere.

Ma se, appunto, misuri tutto quello che accade e lo metti nero su bianco con i tuoi fogli, puoi individuare (e correggere) subito gli errori.

3° Passo Controllo di Gestione Showroom: il Conto Economico mensile

Come avrai notato a questo punto, i passi del Controllo di Gestione sono ordinati come pezzi di un puzzle. Se infatti cominci ad applicare ogni giorno i primi 2 passi, ottieni come risultato il conto economico mensile. In pratica, hai sotto mano i risultati economici  di ogni mese di lavoro – ricavi meno costi e quello che alla fine ti resta (ovviamente, i ricavi ci sono se prendi i lavori, se fai i cantieri e vai ad installare i serramenti).

Iniziare a lavorare in questo modo ti darà quindi il tuo conto economico mensile, che non è quello del commercialista, ma è quello che serve al tuo showroom per tenere sotto controllo tutto ciò che accade.

Lo sappiamo bene: uno dei dati più importanti che vogliamo conoscere ogni mese è l’utile. 

E con il foglio Excel gratuito e questi 5 passi, sarà sempre più immediato per te avere l’utile sotto controllo.

4° Passo Controllo di Gestione Showroom: la Cassa sotto controllo

Il quarto passo, come forse puoi immaginare, è tenere sotto controllo la cassa.

Una volta che hai già preparato il terreno con i 3 passi precedenti, sarà molto più chiaro l’andamento della tua cassa attuale. E, soprattutto, futura.

Inutile dilungarsi su quanto è importante la cassa futura in questo periodo di blocco (e sblocco) crediti e notizie che si rincorrono su decreti e bonus vari.

Quello che conta è sapere che una volta che “a monte” hai sistemato tutte le cose in modo da poterle misurare, tutte le pianificazioni e le previsioni che farai saranno sempre più precise.

E anche se dovessero esserci degli imprevisti o degli eventi che non sono sotto il tuo controllo, saprai con altrettanta precisione come prendere le misure per mantenere la tua cassa in salute.,

5° Passo Controllo di Gestione Showroom: prendi Lavori “Migliori”

Arrivati al quinto ed ultimo passo, qual è uno dei vantaggi più importanti del Controllo di Gestione per il tuo showroom?

Di base, è la sicurezza di sapere:

• se guadagni dai tuoi lavori e cantieri
• dove guadagni e dove ci rimetti
• se hai clienti “sani” e i soldi dei tuoi lavori sono in cassa

E a questa sicurezza segue una linea definita per il tuo marketing.

In pratica, grazie al Controllo di Gestione sai quali sono i tuoi lavori “migliori” – cioè quei lavori che ti fanno guadagnare di più – e puoi orientare le tue attività di marketing per prendere proprio quei lavori.

Nessun andare a tentativi, nessuna incertezza: una volta che hai scoperto quali sono i lavori che ti fanno guadagnare di più, puoi fare marketing per prenderne altri ed intercettare i clienti interessati proprio a quei lavori in particolare.

E questo è solo l’inizio.